SEBUAH perusahaan dapat mengoperasikan bisnisnya dengan lancar pasti karena setiap department saling mendukung dan memiliki hubungan yang baik dengan pemasok. Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal harus bekerja atas nama perusahaan dan bukan atas nama pribadi sehingga kepentingan perusahaan akan selalu mejadi prioritas. Ketika terjadi masalah pada operasional perusahaan yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal dan dapat menyebabkan stop produksi maka kolaborasi, koordinasi harus dilakukan untuk mencari keputusan yang tepat agar stop produksi dapat dihindarkan.
Pada kesempatan kali ini penulis akan berbagi pengalaman dalam menangani masalah operasional perusahaan dimana masalah tersebut yaitu adanya potensi stop produksi yang diakibatkan keterlambatan pengiriman raw material karena quality issue NG Karat. Penulis bekerja pada perusahaan otomotif ternama PMA Jepang yaitu sebut saja PT H, penulis ditempatkan pada Department Direct Procurement. Salah satu jobdesk penulis saat itu adalah mengontrol kapasitas produksi supplier dan kontrol stock raw material supplier. Urutan bisnis sebagai berikut :
Pada 6 Februari 2023 Supplier Tier 2 menginformasikan secara mendadak melalui email kepada penulis bahwa di minggu ketiga bulan Februari 2023 supplier tidak bisa melakukan pengiriman barang. Hal itu disebabkan stock raw material habis dan pengiriman raw material dari material maker/Supplier Tier 3 yang berlokasi di Dongbu Korea tidak bisa dilakukan karena material yang sudah diproduksi mengalami quality issue (Karat). Karenanya, harus produksi ulang dimana lead time produksi raw material tersebut memakan waktu tiga minggu ditambah dengan leadtime pengiriman melalui laut yaitu 3-4 minggu total sembilan minggu.
Setelah mendapatkan informasi urgent tersebut esok harinya 7 Februari 2023 kami mengadakan meeting besar yang berlokasi di perusahaan tempat penulis bekerja. Berdasarkan hasil meeting bersama langkah-langkah penanganan cepat sebagai berikut :
1. Cek stock Supplier Tier 2 : Stock Raw material (Mother Coil) + Stock WIP + Stock FG
2. Cek stock Supplier Tier 1 : Stock part WH Incoming + Stock WIP + Stock FG
3. Pembuatan simulasi stock untuk mengetahui kapan stock barang akan habis sederhananya dengan rumus (Total stock/Production plan)
4. Berdasarkan simulasi stock tersebut Supplier Tier 1 akan stop produksi di tanggal 1 Maret 2023
5. Shipment dilakukan partial 500MT untuk menutup kebutuhan produksi sampai akhir bulan Maret 2023
6. Shipment by Air/Pesawat dengan lead time yang lebih singkat denga biaya di tanggung oleh Supplier Tier 2 dan Tier 3
7. Shipment akan kembali normal menggunakan jalur laut setelah urgent shipment 500MT terkirim
8. Kontrol delivery untuk memastikan pengiriman lancar tidak ada kendala
Dari kesepakatan meeting yang diambil di atas maka stop produksi di Supplier Tier 1 atau tempat kerja penulis dapat dihindarkan. Masalah yang terjadi di atas merupakan masalah yang pernah dihadapi semua perusahaan manufaktur (masalah rutin) dan penyelesaiannya harus dengan keputuan bersama/kelompok. Pengalaman dalam menangani masalah yang sama sebelumnya merupakan suatu skill yang special. Kolaborasi, Diskusi dengan Department lain sangat dibutuhkan karena semua Department memiliki kepentingan yang sama yaitu memastikan operasional perusahaan tidak ada masalah dan tidak ada kata saling menyalahkan. (Edi Qurniyawan/123208012/Mahasiswa S1 Prodi Manajemen Universitas Paramadina)
